Guide: Steuer für Freelancer einfach und kompakt erklärt

Das Leben als Freelancer bringt im Vergleich zum Angestellten-Verhältnis jede Menge Unterschiede mit sich. Zu den großen Vorteilen dabei zählt der deutlich höhere Grad an Selbstbestimmung. Einer der wesentlichen Nachteile ist jedoch das Thema Steuern, bei dem es ein paar wichtige Dinge zu beachten gibt. Die wichtigsten Informationen dazu gibt es hier.
 

Das erste Mal Steuererklärung: Fragen über Fragen

Das Thema Steuern überfordert viele Anfänger und bringt auch immer einige Fragen mit sich. Müssen Casino Spieler in Deutschland ihre Geldgewinne versteuern? Was ist eine Spielautomatensteuer, Leichenwagensteuer oder die Chipssteuer?

Um derartigen Fragen aus dem Weg zu gehen, engagieren viele Freelancer einen Steuerberater für Unternehmen, der für sie die steuerlichen Angelegenheiten übernimmt. Der große Vorteil dabei ist, dass sich dieser um Dinge wie den Jahresabschluss oder die laufende Buchhaltung kümmert und dabei auch immer wissenstechnisch auf dem neusten Stand ist. Das ist wichtig, denn die gesetzlichen Bestimmungen und Rahmenbedingungen können sich laufend ändern.

Allerdings kostet dieser Griff unter die Arme auch Geld. Um die Kosten im Rahmen zu halten, empfiehlt es sich deshalb, zumindest einen Teil der Aufgaben selbst zu übernehmen. Welche das sind, sollte in Abstimmung mit dem Steuerberater erörtert werden. Dabei ist es so ähnlich wie mit einem Betreuer für die Bachelorarbeit. Die Chemie muss einfach stimmen, damit am Ende ein gutes Ergebnis herauskommen kann. Es empfiehlt sich also, nicht den erstbesten Anbieter zu wählen, sondern genau den Markt zu sondieren und ein paar persönliche Vorgespräche zu führen.

Bei aller Unterstützung ist es dennoch wichtig, ein wenig über Einkommensgrenzen und Fristen Bescheid zu wissen.
 

Die Einkommensgrenze für Freelancer

In Deutschland gilt aktuell (Stand: 2022) eine Einkommensgrenze von 9.984 Euro. Jeder Euro, der über diese Grenze hinausgeht, muss in der Steuererklärung berücksichtigt werden und hat Einfluss auf die Einkommenssteuer, die Freelancer bezahlen müssen.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Einkommen erzielt wird, desto höher ist auch die Einkommenssteuer. Der erste Schritt zur ordnungsgemäßen Abwicklung ist die steuerliche Erfassung beim zuständigen Finanzamt. In einem Fragebogen wird dabei eine Prognose für die Einnahmen im Gründungsjahr angegeben. Dieser Wert bildet die Basis für die Vorauszahlung der Einkommenssteuer. Diese muss in weiterer Folge quartalsweise bezahlt werden.
 

Die wichtigsten Fristen für die Steuererklärung und die Vorauszahlungen

Für die Vorauszahlungen der Einkommenssteuer gibt es in jedem Quartal eine bestimmte Frist. Die Zahlung für das erste Quartal muss spätestens bis zum 10. März erfolgen, jene für das zweite Quartal bis zum 10. Juni. Die Steuer für das dritte Quartal ist am 12. September fällig und jene für das vierte Quartal am 12. Dezember.

Die Steuererklärung für das vorige Geschäftsjahr muss immer bis spätestens 31. Juli des Jahres abgegeben werden. Handelt es sich dabei um einen Sonntag oder einen Feiertag, so wird diese Frist einfach auf den nächsten Werktag verschoben. Ein Steuerberater ist nicht nur hilfreich bei der Erstellung der Steuererklärung, sondern verlängert auch die Abgabefrist auf den Februar des übernächsten Jahres. Die Steuererklärung für das Jahr 2021 wird dadurch beispielsweise erst am 28. Februar 2023 fällig.

Es ist aber auch ohne Steuerberater möglich, die Frist ein wenig zu verlängern. Wer einen entsprechenden Antrag beim Finanzamt stellt, muss dafür allerdings auch immer eine Begründung für die Verzögerung liefern.
 

Müssen Freelancer ihren Kunden Umsatzsteuer verrechnen?

Diese Frage, kann mit einem klaren „Ja, aber“ beantwortet werden. Grundsätzlich sind alle Unternehmer in Deutschland dazu verpflichtet, auf die von ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen noch eine Umsatzsteuer auf den Rechnungsbetrag aufzuschlagen. In Deutschland gibt es aktuell zwei unterschiedliche Steuersätze dafür: Den regulären Steuersatz in der Höhe von 19 Prozent und den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Welcher davon für die eigenen Leistungen zur Anwendung kommt, sollte auf alle Fälle im Vorfeld mit dem Steuerberater oder gleich direkt mit dem Finanzamt geklärt werden.

Freelancer verrechnen nicht nur die Umsatzsteuer an ihre Kunden, sondern sie bezahlen sie auch selbst, wenn sie beispielsweise Büromaterial oder einen neuen Laptop kaufen. Die bezahlte Umsatzsteuer, in der Fachsprache als „Vorsteuer“ bezeichnet, kann jedoch vom Finanzamt wieder zurückverlangt werden.

In der Praxis wird dafür monatlich beziehungsweise quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgegeben, in der alle eigenen Umsätze und die darauf anfallende Umsatzsteuer sowie die entsprechenden Vorsteuerbeträge angeführt sind. Aus der Differenz dieser beiden Beträge ergibt sich entweder eine Forderung oder ein Guthaben.

Neben der regelmäßigen Voranmeldung muss auch für die Umsatzsteuer ähnlich wie bei der Einkommenssteuer eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgegeben werden. Die Frist dafür ist ebenfalls der 31. Juli des Folgejahres. Mit einem Steuerberater verlängert sie sich in diesem Fall sogar um ein ganzes weiteres Jahr.

Wo ist denn nun das große „Aber“?
 

Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Zahlung der Umsatzsteuer

Wer seine Freelancer-Tätigkeit als Kleinunternehmer betreibt, kann sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Die Gewinne aus dem Vorjahr dürfen dafür bei maximal 22.000 Euro liegen, die Einnahmen aus dem aktuellen Jahr maximal bei 50.000 Euro. Die Befreiung hat vor allem organisatorische Vorteile. Denn dadurch muss auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgegeben werden und es ist auch nicht erforderlich, eine Voranmeldung abzugeben.

Einen Haken gibt es dabei allerdings: Die Vorsteuer kann in diesem Fall auch nicht vom Finanzamt zurückverlangt werden. Wer also vorhat, in einem Geschäftsjahr größere Anschaffungen zu tätigen, sollte dies auf jeden Fall berücksichtigen, denn damit erhöhen sich die Kosten immerhin um 19 Prozent. Der neue PC kostet dann beispielsweise statt 1.000 Euro gleich einmal 1.190 Euro.
 

Die wichtigsten Belege für die Steuererklärung

Neben den Ein- und Ausgangsrechnungen ist es wichtig, weitere Belege für die jährliche Steuererklärung bereitzuhalten. Dazu zählen vor allem die Bescheide über die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflegeversicherung.

Darüber hinaus können jedoch auch Spendenbeträge für gemeinnützige Organisationen sowie Ausgaben für Kindererziehung, Werbungskosten und haushaltsnahe Dienstleistungen geltend gemacht werden. Deshalb ist es wichtig, die Belege dafür ebenfalls das Jahr über in einer Mappe bzw. elektronisch in einem Ordner zu sammeln, um sie im Bedarfsfall gleich griffbereit zu haben.